KE ARAH PUSAT SUMBER SEKOLAH CEMERLANG

1.         Kemudahan Fizikal, Peralatan & Bahan

1.1       Lokasi PSS Induk & Bilik Media/BBM

Terletak di tempat yang strategik.

1.2       Susun Atur Bilik/Ruang

Bilik dan ruang mencukupi untuk menampung sekurang-kurangnya 10% enrolmen pelajar. Ini termasuk bilik dan ruang untuk kaunter, pameran, perabot, bahan/rujukan, tayangan, belajar secara individu dan kumpulan, kerja dan lain-lain yang berkaitan.

1.3       Perabot

Kelengkapan perabot yang mencukupi dan memuaskan, termasuk kaunter, rak buku, kerusi, meja, papan maklumat dll.

1.4       Bahan Cetak

 Mempunyai pelbagai bahan cetak yang menepati kualiti dan kuantiti. Ini termasuk buku, akhbar, majalah, jurnal, risalah, peta, carta dll.

1.5       Bahan Bukan Cetak

 Koleksi pelbagai bahan bukan cetak. Ini termasuk model, globe, transparensi, slaid, kaset audio & video, CD dll.

1.6       Peralatan

 Mempunyai peralatan elektronik atau bukan elektronik yang mencukupi. Ini termasuk OHP, pellbagai projektor, radio kaset, TV, VCR, kamera, komputer, LCD dll.

1.7       Alat Keselamatan

 Mempunyai alat pemadam api, pelan keselamatan, peraturan keselamatan beserta arahan-arahan dan peti kecemasan.

2.         Pengurusan dan Pengelolaan

 2.1       Struktur Organisasi

 Menyediakan dan mempamerkan struktur organisasi PSS yang lengkap. Ini termasuk JK Induk, JK Kerja, JK Panitia Mata pelajaran dan Pengawas Perpustakaan.

2.2       Rancangan Tahunan

 Menyediakan rancangan tahunan yang lengkap. Dikemukakan dalam mesyuarat  JK kurikulum atau mesyuarat  guru supaya semua aktiviti akan dimasukkan dalam takwim sekolah.

2.3       Dokumen dan Rekod

a.         Pengurusan PSS perlu ada pelbagai rekod dan dokumen:

• Fail kuasa
• Peraturan-peraturan
• Buku stok perolehan
• Rekod pinjaman
• Semakan stok dan hapus kira
• Belanjawan dan perbelanjaan
• Penyenggaraan
• Aktiviti dan kajian
• Pencapaian dan kejayaan

b.         Pengelolaan koleksi – Semua koleksi PSS perlu dikelolakan dengan baik. Ini termasuk indeksing, pengkelasan, pengkatalogan dan automasi. Katalog buku dan bahan bukan buku perlu dipusatkan (centralised) bagi memudahkan pengguna.

1.                  c.          Pengelolaan perabot, kelengkapan serta peralatan perlu

direkod dan dikelolakan dengan baik.

2.4       Keceriaan

Keadaan dalam dan luar PSS perlu kemas dan ceria untuk menarik minat pengunjung.

2.5       Penglibatan Warga Sekolah dan Komuniti

             Penglibatan warga sekolah dan komuniti dalam membantu dan menyokong pengurusan dan pengelolaan PSS.

3.         Penggunaan PSS

 3.1       Waktu Operasi

 Setiap sekolah perlu memperuntukan waktu yang sesuai untuk pengguna berkunjung ke PSS.

3.2       Jadual Waktu

 Jadual waktu lengkap tentang penggunaan PSS perlu disediakan dan dipamerkan di tempat-tempat yang mudah dibaca oleh pengguna.

3.3       Urusan Pinjaman

 Semua urusan pinjaman yang melibatkan guru dan pelajar perlu diurus dengan sempurna dan direkodkan. Ia meliputi pinjaman secara individu juga kelompok.

3.4       Penggunaan TVP

 Penggunaan TVP secara `on-air’ atau `off-air’ perlu digalakkan. Sediakan jadual waktu khas dan rekodkan penggunaannya.

3.5       Pameran

 Menganjurkan aktiviri pameran dari masa ke masa mengikut tema tertentu.

3.6       Aktiviti Galakan

 Menjalankan pelbagai aktiviti galakan untuk menarik pengguna datang ke PSS.

3.7       Pembelajaran Kendiri

 Perlu disediakan ruang/sudut pembelajaran kendiri. Rekod penggunaannya perlu disediakan dengan sempurna.

3.8       Bahan Promosi/Publisiti

 Mengadakan pelbagai bahan promosi untuk menggalak pengguna seperti sesi orientasi, ceramah buku , penerbitan brosur dan senarai bahan baru.

3.9       Kemahiran Maklumat

 Mengadakan latihan, kursus atau bengkel kemahiran maklumat dan IT kepada pelajar dan guru-guru dari masa ke masa.

3.10    Menghasilkan Bahan dan Perisian

 Sentiasa memberi kemudahan kepada pelajar dan guru untuk menghasilkan bahan dan perisian untuk membantu proses P & P.

4.            Program NILAM

4.1       Pengurusan Program

Program perlu diurus dengan sistematik. Adanya Jawatankuasa, senarai dan pembahagian tugas.

4.2       Pelaksanaan Tugas

Semua pelajar terlibat.

4.3       Dokumen dan Rekod

Rekod pengguna diurus dengan baik. Ini termasuklah rekod pelajar; rekod guru matapelajaran khususnya matapelajaran BM dan BI; rekod guru kelas dan tingkatan; dan rekod sekolah. Rekod-rekod ini diketahui oleh masyarakat sekolah.

4.4       Pencapaian

Perlu ada beberapa peratus pelajar mencapai tahap Jauhari dan Rakan Pembaca.

4.5       Pengiktirafan

Pengiktirafan pencapaian semua pelajar direkodkan ke dalam buku rekod pelajar dan adanya system pengiktirafan yang formal. Contohnya, dengan mengeluarkan sijil.

5.         Program Peningkatan PSS

 5.1       Rancangan Pembangunan Jangka Panjang

 Setiap PSS sepatutnya mempunyai perancangan jangka panjang yang konkrit dan menyeluruh untuk meningkatkan PSS dalam jangka masa 3 hingga 5 tahun.

5.2       Naiktaraf Kemudahan ICT di PSS

 Mempunyai perancangan yang khusus untuk mempertingkatkan kemudahan bilik/ruang, peralatan, kelengkapan dan koleksi bahan berasaskan ICT terkini bagi menampung keperluan semasa.

5.3       Pengautomasian

 Melaksanakan pengurusan dan pengelolaan PSS secara elektronik.

5.4       Kewangan

 Melaksanakan pelbagai aktiviti secara berterusan untu menambah sumber kewangan.

5.5       Kewangan PSS

 Menggunakan sumber kewangan yang diperoleh dengan sebaik mungkin untuk mempertingkatkan PSS. Rekod penggunaan perlu disediakan dengan sempurna.

5.6       Latihan Kemahiran

 Merancang dan melaksanakan program latihan, khususnya yang berkaitan dengan teknologi terkini untuk mempertingkatkan pengurusan dan penggunaan PSS.

5.7       Penilaian dan Kajian

 Untuk meningkatkan mutu pengurusan dan penggunaan PSS, penilaian dan kajian keperluan perlu dijalankan secara berterusan.

6.         Jadikan PSS Cemerlang 2002, 2003 dan 2004 sebagai contoh kerana semua PSS yang berjaya telah menunjukkan ciri-ciri positif seperti berikut:

6.1       Sekolah dilihat Sebagai Satu Keluarga. Apa jua program yang diadakan pasti semua akan terlibat secara ‘total’ – dari Pengetua/Guru Besar hinggalah kepada guru-guru, kakitangan sokongan dan ibubapa.

6.2       Pengetua/Guru Besar Berfikiran Terbuka – sentiasa bersedia dan mahu menerima idea baru/luar semata-mata untuk kecemerlangan sekolahnya.

6.3       Mempunyai Perancangan Strategik.

6.4       Memahami Konsep, Peranan dan Fungsi PSS.

6.5       Menjadikan PSS payung kepada segala aktiviti pemerolehan, penghasilan dan penggunaan sumber.

6.6       Penglibatan panitia matapelajaran dalam Jawatankuasa PSS secara langsung mempertingkatkan penggunaan PSS dalam proses pengajaran dan pembelajaran.

6.7       Mengadakan pelbagai program bagi memastikan PSS digunakan ke peringkat optimum.

6.8       Tempat dan ruang yang ada digunakan sepenuhnya bagi menjana pemikiran aktif dan kreatif pelajar.

6.9       Kekurangan yang ada tidak dilihat sebagai masalah, tetapi sebagai cabaran dan lantas menjadi lebih kreatif dan inovatif.

6.10    Perkembangan dan kemudahan teknologi baru digunakan sepenuhnya samada untuk automasi PSS mahupun membina perisian dan mewujudkan laman web.

6.11    Kehadiran kemudahan dan sumber teknologi terkini seperti CD-ROM dan INTERNET tidak menjejaskan penggunaan sumber tradisional seperti carta, pita video dan sebagainya. Malah bahan-bahan tradisi ini tetap diurus, dikelola dengan baik dan digunakan secara optimum.

PELAKSANAAN

 Pada dasarnya setiap Pejabat Pelajaran Gabungan akan mencalonkan 5 buah PSS Cemerlang peringkat Gabungan masing-masing ( satu PSS Rendah Bandar, satu PSS Rendah Luar Bandar, satu PSS Menengah Bandar, dan satu PSS menengah Luar Bandar dan satu PSS SKM ) untuk dipertandingkan ke peringkat negeri.

1.1         Penilaian dibuat berasaskan prestasi PSS sepanjang tahun  2005. Namun begitu aspek-aspek berterusan dan kesinambungan tentang pelaksanaan program PSS turut diambilkira dan dipertimbangan. Skop dan bidang yang ditetapkan dalam penilaian ialah:-

6.1.1               Bahagian I –  Kemudahan Fizikal, Peralatan dan Bahan (10%)

(Lokasi PSS Induk & Bilik Media/BBM, Ruang/ Kemudahan Tambahan, Susunatur Bilik dan Ruang, Perabot dan Kelengkapan, Bahan Cetak, Bahan Bukan Cetak, Peralatan, Alat Keselamatan)

6.1.2               Bahagian II   –  Pengurusan dan Pengelolaan PSS (15%)

(Struktur Organisasi, Rancangan Tahunan, Pengurusan Kewangan PSS, Dokumen dan Rekod – Pengurusan PSS, Pengelolaan Koleksi, Pengelolaan Peralatan, Pengelolaan Perabot dan Kelengkapan, Keceriaan, Penglibatan Warga Sekolah dan Komuniti)

6.1.3               Bahagian III – Penggunaan PSS (45%)

(Waktu operasi PSS, Jadual waktu, Pinjam-Meminjam –Bahan Cetak, Bahan Bukan Cetak, Peralatan, Pinjaman Secara Kelompok, Penggunaan Rancangan TV Pendidikan, Aktiviti Pameran, Aktiviti Galakan, Pembelajaran Kendiri, Bahan Promosi/Publisiti, Kemahiran Maklumat, Penghasilan Bahan dan Perisian)

6.1.4               Bahagian IV ­- Program Gerakan Membaca(20%)

(Pengurusan Program Gerakan Membaca, Pelaksanaan, Dokumen dan Rekod, Pencapaian, Pengiktirafan)

6.1.5               Bahagian V  – Program Peningkatan PSS(10%)

                        (Rancangan Pembangunan Jangka Panjang, Naiktaraf Kemudahan  ICT di PSS, Pengautomasian, Kewangan PSS, Penggunaan Sumber Kewangan, Latihan Kemahiran, Penilaian dan Kajian)

6.1.6               Bahagian VI – Kriteria Khusus

                        (Ciri Keistimewaan yang tidak termasuk dalam Bahagian I hingga V)

KERTAS KERJA : KE ARAH PENGKOMPUTERAN (PENGAUTOMASIAN) PUSAT SUMBER SEKOLAH

oleh

MOHAMAD BASRI HAMZAH 

Guru Perpustakaan dan Media

Pendahuluan

Pusat Sumber Sekolah (PSS) SMK Dato’ Wan Ahmad Rasdi telah diwujudkan sejak sekolah ini mempunyai bangunannya sendiri pada tahun 1993. Kini PSS SMK Dato' Wan Ahmad Rasdi sudah berusia lebih kurang 15 tahun. PSS memainkan beberapa peranan penting dalam proses pengajaran dan pembelajaran dengan menyediakan pelbagai jenis perkhidmatan kepada semua penggunanya iaitu para pelajar, guru-guru dan staf sokongan sekolah.

Matlamat

Matlamat utama pengautomasian PSS adalah untuk menaikkan taraf PSS sekolah tradisional kepada Pusat Sumber Berelektronik supaya dapat memainkan peranan yang lebih berkesan dalam mempertingkatkan lagi proses pengajaran dan pembelajaran demi mencapai kecemerlangan di sekolah. 

Objektif

Objektif pengautomasian PSS adalah untuk:

1. Meningkatkan kecekapan sistem pengurusan organisasi bahan PSS dari segi perolehan bahan, pengkatalogan, sirkulasi dan perkhidmatan pengguna.
2. Meningkatkan kecekapan sistem pentadbiran dan pengurusan PSS dari aspek pengurusan sumber manusia, pembangunan prasarana, perkakasan dan peralatan.
3. Menggalakkan perkembangan literasi komputer dan teknologi maklumat di kalangan kakitangan sekolah dan warga sekolah.
4. Memudahkan urusan mengakses maklumat atau data koleksi PSS.
5. Memudahkan pengurusan analisis data dan penilaian PSS.

Rasional

Masalah utama sistem manual semasa ialah pengkatalogan. Sebelum proses pengkatalogan, PSS perlu menghadapi masalah pengemaskinian buku rekod perolehan buku dan bahan bukan buku. Banyak borang dan butir-butir terpaksa dicatat dalam buku-buku tersebut. Selain itu, terdapat masalah hinggakan dalam pengkatalogan buku-buku dan bahan bantu mengajar. Ini kerana proses pengkatalogan buku dan bahan bantu mengajar mengambil masa dan tenaga kerja yang banyak. Misalnya, nombor panggilan untuk setiap buku terpaksa ditentukan dengan menggunakan sistem pengelasan Perpuluhan Dewey. Selain itu, butir-butir bibliografi termasuk trasing perlu dicatat dalam satu slip kerja. Seterusnya, kad-kad katalog akan ditaip. Selain itu, satu kad senarai rak juga perlu disediakan untuk setiap judul. Semua kad katalog yang telah disediakan akan disusun mengikut abjad dalam satu kabinet secara terpisah. Tambahan pula, guru-guru PSS terpaksa mengajar di kelas dan tidak dapat menyelesaikan tunggakan buku-buku pada masa yang ditetapkan. Ekoran daripada tunggakan itu, pengguna-pengguna PSS tidak mendapat mengesan dengan cepat dan tepat koleksi PSS.

Selain itu, wujud masalah sirkulasi dimana peminjam yang lambat memulangkan buku tidak diingatkan dengan cepat kerana kerja mengenalpasti mereka mengambil masa dan proses peringatan agak rumit dilakukan sama ada secara bertulis atau lisan.

Tambahan pula, ada peminjam yang memberi alasan bahawa buku pinjaman mereka telah dipulangkan tetapi tidak tercatat. Memandangkan wujudnya pelbagai masalah dalam pengurusan PSS adalah wajar diautomasikan PSS demi kebaikan semua pihak supaya PSS dapat memainkan peranan yang lebih berkesan sebagai pusat maklumat untuk menjayakan proses pengajaran dan pembelajaran.

Jawatankuasa

Penasihat:  En Mustapa bin Embin, AMP, Pengetua
Pengerusi:  En Mohd Dan b Mahat,Penolong Kanan Pentadbiran
Pengurus Program:  En Mohamad Basri bin Hamzah, Guru Perpustakaan dan Media
Setiausaha:  Cik Fouziah bt Razali, Penolong Penyelaras Pusat Sumber Sekolah

Ahli Jawatankuasa

• En Meor Alim Shah bin Nazari, 
  Penolong Kanan HEM
• Tn Hj Mat Radzi bin Hassan, 
  Penolong Kanan Kokurikulum 
• Semua Guru Kanan

Kumpulan Sasaran Semua pengguna perpustakaan sekolah, yakni staf dan pelajar-pelajar.

Strategi

Beberapa persediaan adalah perlu dalam perancangan pengkomputeran perpustakaan. Persediaan ini merangkumi peruntukan kewangan, perlantikan penyelaras projek, persediaan kakitangan, penyediaan tempat dan perhatian dan tindakan terhadap rekod-rekod perpustakaan.

i. Kewangan

Persediaan utama dan terpenting dalam projek pengkomputeraan perpustakaan ialah kewangan. Selain daripada peruntukan kewangan untuk memperolehi sistem komputer asas, peruntukan kewangan lain juga perlu disediakan untuk membiayai kos-kos lain seperti: kos permulaan retrospektif, kos penyenggaraan, pemasangan kabel eletrik, peralatan sampingan dan perabot, pita magnetik, disket komputer, kabel kod palang, alat pembaca label kod palang dan sebagainya. Pemerolehan sistem komputer bukanlah merupakan pembelian satu kali, bahkan melibatkan perbelanjaan dari masa ke semasa.

ii. Penyelaras Projek

Perkara kedua yang dianggap penting ialah menyediakan kakitangan. Sama ada sesuatu perpustakaan itu merancang untuk melaksanakan sistem yang kecil atau yang besar adalah mustahak untuk melatik seorang penyelaras projek sepenuh masa. Beliau perlu memberi sepenuh perhatian kepada beberapa fasa projek dan beliaulah yang mengambil perhatian terhadap perkara-perkara bersangkutan dengan pentadbiran dan teknikal, mempastikan aktiviti-aktiviti mengikut jadual dan seterusnya bertanggungjawab untuk melatih kakitangan kelak.

iii. Persediaan Guru

Sistem perpustakaan berkomputer melibatkan pembelian dalam proses-proses dan perjalanan kerja dan sudah semestinya memberi kesan kepada kakitangan. Dari itu persediaan terhadap kakitangan harus diambilkira. Semua kakitangan hendaklah dimaklumkan tentang rancangan pengkomputeran dan memberi kesedaran mengenai apa yang akan berlaku. Mereka juga harus diberitahu bagaimana sistem baru ini akan memberi kesan kepada perjalanan kerja di perpustakaan dan bagaimana hubungannya dengan kerja masing-masing. Di samping itu, pendedahan awal terhadap komputer dan pengetahuan asas mengenainya adalah perlu bagi mereka. Menghadiri kursus-kursus pengenalan komputer menjadi satu langkah penting ke arah ini, kerana penghargaan terhadap komputer dan pembiasaan diri dengannya akan membantu kakitangan untuk lebih bersedia dalam menghadapi sistem baru kelak.

iv. Penyediaan Tempat

Satu aspek yang harus diselesaikan sebelum sistem perpustakaan dipasang dan dilaksanakan ialah penyediaan tempat. Aspek ini meliputi:-

• Kemudahan hubungan dalam talian dan
• Penempatan terminal

v. Rekod-Rekod Perpustakaan

Beberapa persedian boleh dibuat terhadap rekod-rekod perpustakaan yang terlibat secara langsung alam projek komputer. Rekod-rekod yang dimaksudkan meliputi rekod pembekalan, peruntukan, kewangan, terbitan bersiri, katalog, butiran nashkah dan pengguna.

Keterangan Projek

Perkhidmatan yang ditawarkan oleh perpustakaan telah bertambah dengan pantas seiring dengan perkembangan teknologi. Perkembangan ini menyebabkan pertambahan dari segi saiz dan kerumitan operasi perpustakaan. Lantaran itu kebanyakan pengurus perpustakaan memerlukan sistem yang efektif untuk mendapatkan maklumat tambahan. Pengurusan yang berkesan adalah dari maklumat yang baik, dalam ertikata pengurusan sebagai fungsi interpretasi maklumat untuk membuat keputusan.

Oleh itu sistem automasi (menggunakan komputer) bukan sahaja berkeupayaan menguruskan data harian tetapi juga berkeupayaan mengurus dan memberikan maklumat kepada pihak pengurusan.

Pengautomasian PSS ialah penggunaan komputer untuk melaksanakan operasi-operasi asas pemerosesan bahan-bahan koleksi seperti perolehan dan pengkatalogan serta fungsi sirkulasi bahan-bahan yang sebelum ini dikendalikan secara manual oleh kakitangan PSS. Dengan itu, pengautomasian PSS berlaku apabila wujud proses mengintegrasikan teknologi maklumat dan komputer dengan sumber pengurusan dan pentadbiran PSS. Proses ini kemudiannya akan melibatkan pengintegrasian teknologi maklumat dengan sumber pengajaran dan pembelajaran di dalam dan di luar sekolah ke arah pusat sumber berelektronik yang semestinya dapat meningkatkan kecemerlangan dan mutu pendidikan di sekolah.

Jadual Pelaksanaan
Awal Januari 2008

Bahan / Sumber Yang Diperlukan

• 2 buah PC – Pentium 4, 2.80 GHz, sekurang-kurangnya 20 GB ruang “hard disk” dan 256 MB RAM, Windows XP:
  RM 4,000.00 
• Pencetak laser: RM 350.00
• Perisian Sistem Automasi PSS e-Kutub Khanah™: RM 4,000.00

Kewangan

Memohon bantuan kewangan daripada Persatuan Ibubapa dan Guru (PIBG), dermawan-dermawan dan wakil-wakil rakyat tempatan.

Penutup

Dengan wujudnya sistem automasi di perpustakaan maka segala urusan pentadbiran dan juga urusan perkhidmatan kepada pengguna dapat berjalan dengan baik dan berkesan. Beban kerja yang ditanggung oleh kakitangan perpustakaan di dalam sistem manual dapat dikurangkan dan kerja-kerja pengendalian bahan-bahan perpustakaan dapat berjalan dengan sistematik.

Suasana di dalam perpustakaan - Julai, 2007

Sistem Automasi Pengurusan Pusat Sumber e-Kutub Khanah™ telah dipilih untuk digunakan di PSS sekolah kita. Urusan pengautomasian dimulakan pada pertengahan bulan Januari, 2008.

Dipetik dari laman web..

http://www.rasdian.edu.my/portal/index.php?id=216&option=com_content&task=view